Notificaciones electrónicas de la Seguridad Social: cuando la digitalización se encuentra con la brecha digital

 

Mi abuela, hace muchos años, cuando entró el primer frigorífico en mi casa, no podía creer que aquella máquina hiciera hielo. Pensaba que era una chirigota del bromista de mi padre y que mi madre, cuando ella estaba distraída, traía el hielo, como antaño, de una tienda que había frente a casa.

Muchos años después, aunque de eso también ha pasado bastante tiempo, siendo mi madre mayor, me dijo un día: “Eli, eso que habláis todo el rato de internet ¿qué es?”

Estas dos anécdotas me han venido a la cabeza tras la lectura de la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, por la que se modifica la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social.

Desde el 1 de septiembre de 2026, la Seguridad Social ha ampliado los supuestos en los que sus notificaciones y comunicaciones deben recibirse obligatoriamente por medios electrónicos.

La modificación afecta directamente a muchas personas trabajadoras que, hasta ahora, podían no ser conscientes de estar sometidas a esta forma de relación con la Administración. Entre los nuevos colectivos incluidos se encuentran quienes soliciten o perciban una prestación por incapacidad temporal, así como las personas destinatarias de notificaciones o comunicaciones relativas a incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.

No estamos ante una cuestión meramente formal. La forma en que se practica una notificación determina cuándo comienza a producir efectos y, en muchos casos, cuándo empiezan a correr los plazos para reaccionar frente a una decisión de la Administración.

¿Quién está obligado a recibir electrónicamente las notificaciones de la Seguridad Social?

La obligación de relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social no es nueva. Ya afectaba, entre otros sujetos, a las personas jurídicas, determinadas entidades sin personalidad jurídica, profesionales de colegiación obligatoria cuando actúan en ejercicio de su actividad profesional y personas obligadas a incorporarse al Sistema RED. También se había extendido a determinados beneficiarios de prestaciones de la Seguridad Social.

La novedad que entró en vigor el 1 de septiembre de 2026 consiste en ampliar esa obligación a quienes soliciten o perciban prestaciones de incapacidad temporal y a quienes sean destinatarios de comunicaciones o notificaciones relacionadas con la incapacidad permanente o las lesiones permanentes no incapacitantes.

Conviene hacer aquí una precisión. No significa que la persona trabajadora tenga que recibir digitalmente el parte médico de baja para entregárselo a su empresa. Desde abril de 2023, la persona trabajadora ya no tiene que entregar a la empresa una copia del parte de baja, confirmación o alta. La información necesaria llega a la empresa a través del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Lo que ahora se amplía es otra cosa: la obligación de recibir por medios electrónicos determinadas notificaciones y comunicaciones administrativas de la Seguridad Social relacionadas con esas prestaciones.

Una notificación que no se abre puede producir efectos

Este es probablemente uno de los aspectos que más debe preocupar a las personas afectadas.

No acceder a una notificación electrónica no impide que produzca efectos. Cuando transcurren diez días naturales desde su puesta a disposición sin que se acceda a su contenido, la notificación se entiende rechazada y el procedimiento continúa.

Por eso es importante distinguir entre la notificación y el aviso que podemos recibir en el teléfono móvil o en el correo electrónico. El SMS o correo electrónico advierte de que existe una notificación disponible, pero no constituye la notificación en sí misma. Por tanto, no recibir ese aviso no significa que no exista una notificación electrónica puesta a disposición de la persona interesada.

Y es precisamente aquí donde la digitalización administrativa empieza a plantear un problema que va más allá de la tecnología.

¿Estar trabajando significa tener competencia digital?

La propia Orden ISM/541/2026 explica por qué considera justificada la ampliación de la obligación electrónica. Parte de que las personas incluidas se encuentran incorporadas al mundo laboral o profesional y, por ello, en un entorno en el que se ha generalizado la utilización de dispositivos electrónicos.

La cuestión es si esa realidad permite dar el siguiente paso: presumir que toda persona trabajadora dispone de los medios y, sobre todo, de los conocimientos necesarios para relacionarse electrónicamente con la Administración.

Tener un teléfono móvil no significa necesariamente saber utilizar un certificado electrónico, Cl@ve o la sede electrónica de una Administración. Tampoco garantiza comprender que un SMS aparentemente rutinario puede estar avisando de una actuación administrativa de la que depende el inicio de un plazo para reclamar.

La brecha digital no afecta únicamente a quienes carecen de acceso a internet. También existe cuando se dispone de los medios materiales, pero faltan los conocimientos necesarios para utilizarlos con seguridad y para comprender las consecuencias jurídicas de lo que aparece en una pantalla.

Y esta diferencia adquiere especial importancia cuando detrás de esa pantalla no hay una gestión administrativa menor, sino una prestación económica durante una baja médica o una decisión sobre una incapacidad permanente.

La propia norma reconoce las dificultades de acceso

Resulta especialmente significativo que la Orden parta de que estas personas cuentan con conocimientos y medios suficientes para recibir notificaciones electrónicas por el hecho de estar incorporadas al mundo laboral o profesional y, al mismo tiempo, establezca mecanismos específicos para quienes puedan tener dificultades para acceder a ellas.

La propia norma contempla algunas medidas para facilitar ese acceso. Así, señala que en cualquiera de las oficinas del Instituto Nacional de la Seguridad Social, sin necesidad de cita previa, puede tramitarse la expedición del certificado digital o Cl@ve Permanente.

Además, para quienes tengan dificultades para desenvolverse por medios electrónicos, desde el 1 de septiembre de 2026 se prevé expresamente la posibilidad de recibir asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social para el uso de estos medios y para que el acceso a la Sede Electrónica pueda ser realizado válidamente por un funcionario público.

También se permite que, cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico para enviar el aviso de puesta a disposición, la notificación o comunicación se practique por medios no electrónicos. En ese caso, deberá informarse al interesado de que puede facilitar un dispositivo electrónico para recibir los avisos de las posteriores comunicaciones y notificaciones electrónicas.

La propia Orden explica la finalidad de estas medidas: evitar situaciones de indefensión por no disponer de medios o de conocimientos electrónicos

¿Resuelve esto el problema de la brecha digital?

Probablemente no por completo.

La dificultad no está únicamente en conseguir un certificado digital, una Cl@ve permanente o ayuda para abrir una determinada notificación. Hay personas que utilizan a diario un teléfono móvil, WhatsApp o el correo electrónico y que, sin embargo, tienen serias dificultades para desenvolverse en una sede electrónica administrativa.

Y hay una diferencia importante entre saber utilizar un dispositivo y comprender las consecuencias jurídicas de una notificación.

Pensemos, por ejemplo, en una persona que lleva meses en situación de incapacidad temporal. Recibe un SMS que le avisa de que tiene una notificación disponible. Puede no saber cómo acceder a ella, pensar que recibirá también una carta en su domicilio o, sencillamente, dejar el mensaje para otro momento.

Pero el tiempo sigue corriendo.

Si transcurren diez días naturales desde que la notificación fue puesta a su disposición sin acceder a su contenido, se entiende rechazada. Y la falta de recepción del aviso tampoco impide, por sí sola, la validez de la notificación electrónica.

Es difícil hablar de una verdadera transformación digital de la Administración sin hablar también de las personas que tienen que relacionarse con ella.

La digitalización puede agilizar procedimientos, evitar retrasos y facilitar enormemente muchas gestiones. El problema aparece cuando se identifica el uso habitual de dispositivos electrónicos con la capacidad para relacionarse electrónicamente con la Administración.

La cuestión es si puede utilizar realmente el sistema y conoce las consecuencias de no hacerlo.

Volviendo a las dos anécdotas personales del principio, he de decir que mi abuela y mi madre eran dos mujeres que se habían ido adaptando a los cambios de su tiempo, pero llegó un momento en que el cambio dejó de resultarles intuitivo. Para mi abuela, una máquina que fabricaba hielo parecía casi un truco. Años después, para mi madre, resultaba difícil incluso entender qué era aquello de internet de lo que todo el mundo hablaba. Para ellas, algunos cambios parecían casi magia y no una evolución de aquello que ya conocían.

Hoy veo algo parecido en el despacho. Personas que están trabajando y utilizan un teléfono móvil a diario me envían una fotografía de un SMS de la Seguridad Social para preguntarme qué significa y qué tienen que hacer. Y son personas que, al menos, tienen un número de teléfono registrado. Otras ni siquiera han conseguido realizar por sí mismas esa gestión.

Por supuesto que debemos avanzar en la digitalización de la Administración. Muchos de nosotros ya no querríamos volver a las colas, los desplazamientos y el papel para trámites que hoy podemos resolver en unos minutos.

Pero avanzar no debería significar dejar atrás a quien no puede seguir el mismo ritmo.

La brecha digital existe. Y cuando del acceso a una pantalla pueden depender una prestación económica, una resolución sobre una incapacidad o el plazo para ejercer un derecho, garantizar que la persona pueda conocer efectivamente lo que la Administración le comunica no es una cuestión menor.

Es también una cuestión de derechos.